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Hemos trabajado con empresas en las que un proyecto de desarrollo organizativo basado en funciones, grupos, proyectos o estrategias se ha desvanecido o muerto con el tiempo.
Simultáneamente, la mejora de los resultados financieros de las empresas y el fortalecimiento de su posición en el mercado seguían siendo una necesidad acuciante para los directivos y los propietarios.
Basándonos en las prácticas de las 17 empresas con las que hemos trabajado, podemos decir la razón: la intención de la dirección era mejorar el valor real de los KPI de la empresa a corto plazo, no mejorar la capacidad de la empresa a largo plazo para generar resultados financieros.
Lo mejor es que la empresa se diseñe antes de contratar al primer asociado o comprar la primera pieza de la tecnología utilizada para producir bienes o prestar servicios, pero al menos antes de iniciar cualquier proyecto de desarrollo organizativo.
El diseño de la empresa consiste en definir la forma en que la empresa gana dinero, es decir, las vías internas para convertir la demanda del mercado en resultados financieros o las inversiones en beneficios.
Según nuestra experiencia, la creación de un diseño de empresa requiere la siguiente secuencia y elementos.
Herramientas gerenciales
Herramientas de planificación y seguimiento de los proyectos internos, un sistema vivo de comunicación personal regular y definiciones de puestos que den vida al modelo financiero de la empresa.
Sistemas humanos estables
Un sistema de comunicación de la Dirección, combinado con un sistema de incentivos y descripción de puestos.
Prácticas de gestión
La rutina diaria de gestión que vincula los sistemas humanos con las herramientas de gestión.
Estos elementos son para diseñar el funcionamiento de la empresa.
Cuando están alineados, hemos creado una base sólida para alcanzar los objetivos empresariales, para la colaboración organizacional y para el cambio futuro.
Si necesitan un cambio rápido y real para sostener o hacer crecer su negocio, conozcan las herramientas con las que apoyamos a nuestros clientes.
Modelo financiero de la empresa
El último y verdadero producto de la empresa es el resultado financiero.
La producción de este resultado se financia bien por el mercado de bienes y servicios (masivo, en serie, individual) o por las inversiones de los mercados financieros (empresas, crowdfunding, gobiernos, etc.).
Todas las formas de financiación requieren un diseño específico de la empresa.
El cambio en el diseño de la empresa desde el modelo empresarial, basado en la división del trabajo, al modelo financiero, basado en la división de los datos empresariales, garantiza el tamaño óptimo de la empresa y la base de conocimientos adecuada para alcanzar los objetivos empresariales en cualquier etapa del ciclo de vida de la empresa.
Diseño del flujo de datos
En lugar de un desglose de KPIs de arriba abajo y por departamentos, diseñamos qué datos produce cada puesto en la cadena en la que se rastrea la realización del rendimiento empresarial.
El diseño de la empresa basado en el modelo financiero sustituye los roles/funciones de planificación, control y ejecución basados en los datos de rendimiento por los datos empresariales basados en los puestos.
La distribución de los datos por complejidad financiera entre los puestos define la verdadera estructura jerárquica de la empresa liberando el potencial personal y reforzando la buena experiencia de los empleados.
Planificación A3/Seguimiento Cara a Cara
El método de planificación A3 en cascada se basa en un entendimiento común del caso de negocio real sobre una base semanal, mensual o trimestral. Este entendimiento compartido compromete al personal con las soluciones, ya que no se limitan a ejecutar instrucciones de "arriba", sino que ellos mismos participan en el desarrollo de alternativas de solución.
La estructura en cascada de los "Face to Face" garantiza que cada responsable de cada nivel de gestión proporcione el apoyo necesario para garantizar la eficacia del nivel "inferior" o pida ayuda si no puede proporcionarla dentro de sus competencias.
El uso de estas herramientas equilibra las diferencias individuales entre los directivos en cuanto a delegación, implicación y capacidad de comunicación.
Sistema de comunicación empresarial
Tradicionalmente se entiende por comunicación directiva los canales a través de los cuales se comunican las intenciones de los directivos y se les exige que rindan cuentas.
La característica más importante del sistema que utilizamos es que, independientemente de las habilidades individuales de los directivos, cada asociado puede realizar la contribución que hemos asignado a su puesto en todo el diseño de la empresa.
Esto significa que ya no habrá un contable que haga la introducción de datos bancarios, un ingeniero de procesos que haga el trabajo de mantenimiento o un vendedor que haga la distribución.
Sistema de incentivos
Al diseñar el sistema de incentivos, vinculamos directamente el modelo financiero de la empresa con las actividades diarias de los asociados.
Los sistemas de incentivos que desarrollamos son flexibles y se adaptan a los cambios del mercado y del modelo de financiación de la empresa.
Sistema de grados y puestos de trabajo
La comparación de puestos se basa en la complejidad de los datos que se manejan, más que en su posición en la cadena de mando y control o en el valor del mercado laboral.
El sistema de grados y puestos de trabajo es una herramienta de marca del empleador: hace transparentes las trayectorias profesionales internas y los criterios de promoción.
Dar vida a las descripciones de los puestos
Dado que las descripciones de los puestos de trabajo sirven para abarcar el mayor número posible de tareas que realiza el empleado, nunca pueden completarse, ni siquiera estar a la altura de las tareas reales que se realizan a diario.
La experiencia es la contraria: si el empleado debe realizar tareas distintas a las descritas, es el directivo quien debe intervenir. Ya sea para revisar el contenido de la descripción del puesto o para asegurarse de que el personal o los responsables de otros departamentos no "desvían" a los asociados de la contribución empresarial que se espera de ellos.
Toda reunión presencial comienza con una revisión de la descripción del puesto: hasta que el directivo no sepa que los asociados pueden y van a realizar las tareas que se les asignan, es inútil hablar de obstáculos, sobrecargas, retrasos o incluso de resultados excelentes.
Lectura del mapa de calor de los datos
Según nuestra experiencia, la diferencia entre los valores reales y los objetivos de un indicador, sobre todo si se trata de un indicador de alto nivel, no es suficiente para tomar decisiones de gestión adecuadas.
La reducción de costes en un proceso puede dar lugar a errores en otro que provoquen quejas de los clientes.
Diseñamos el flujo de datos de forma que el valor de un dato determinado active los indicadores "antes y después" del proceso empresarial. Esto garantiza que las decisiones de gestión tengan en cuenta tanto la causa del problema como las posibles consecuencias.
Tomar medidas cuando los KPIs están en verde
El mayor error que cometen los propietarios y líderes es que, cuando los KPI están en la zona verde, no se fijan en la rentabilidad de los procesos, dando por sentado que todo funciona como debería.
Pero este es el estado en el que los procesos, sistemas y productos pueden ser realmente examinados, y su potencial identificado.
En los valores de KPI amarillos o rojos, la mejora de los procesos, sistemas o personas no puede llevarse a cabo de forma efectiva, porque en realidad la intervención es un mero control de daños.
Guías prácticas: extraer datos empresariales de la información general:
Planificar y supervisar el tipo y el número de contratos de trabajo en lugar del número de los empleados.
Seguir y monitorear el impacto de los incentivos por familias de puestos para recompensar la contribución del negocio.
Planificar y supervisar el número de asociados, la tasa de rotación y las vacantes por grado por el departamento en lugar de utilizar el tiempo de contratación o los datos generales de rotación.
Utilice el sistema de grados y puestos de trabajo para atraer y hacer crecer el talento.
Confíe en nuestros 15 años de experiencia en el diseño de empresas para garantizar que su negocio pueda ofrecer los resultados financieros que espera a largo plazo.
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